Tre værktøjer, der kan give dig en mere meningsfuld arbejdsdag

Hos it-virksomheden IIH Nordic er formiddagene typisk præget af dyb koncentration. Medarbejderne sidder ved computerskærmene – nogle med musik i ørerne. En rød lampe ved skrivebordet signalerer, at de ikke vil forstyrres. Hvert 25. minut holder de pause.

Denne vekslen mellem fokuseret arbejde og pauser har et navn. Metoden kaldes Pomodoro og er et blandt flere værktøjer, der har forbedret kontor-arbejdslivet hos IIH Nordic.

”Vi fandt ud af, at vi jo netop bliver forstyrret som aldrig før af smartphones, e-mails, kolleger – og vi har også en tendens til at multitaske, hvilket heller ikke fungerer særligt godt,” siger head of business excellence hos IIH Nordic, Mette Kjølbro Hald.

I den brede offentlighed er IIH Nordic kendt for at være den første i Danmark med fire-dages arbejdsuge. Men det arsenal af værktøjer – 40 i alt – der gør det muligt at give medarbejderne den ekstra ugentlige fridag, er mindst lige så bemærkelsesværdigt. Ud over Pomodoro tæller det adgang til musik, der er godt til koncentreret arbejde, nye metoder til digital læring, ændret mødekultur og værktøjer til at håndtere eksempelvis mails.

Det kan du selv gøre

Bliv skarp på møderne
Gør møderne kortere og hold et fælles øje med tiden. Hav en klar agenda og indkald kun til møder, når der er brug for en meningsudveksling, eller fordi der skal træffes en beslutning. Møder er ikke til deling af informationer.

Brug inbox-zero
Gennemgå indholdet af din e-mail­indbakke og forhold dig til hver enkelt mail. Slet den, uddeleger den, svar på den, udsæt den eller put den på din opgaveliste. Målet er at komme væk fra den dårlige vane at bruge mail-indbakken som en todo-liste.

Brug Pomodoro
Opdel din arbejdsdag i små blokke af 25 minutter med dybt koncentreret arbejde. Luk mailen, sæt telefonen på lydløs og gør det klart over for dine kolleger, at du ikke vil forstyrres. Husk pauserne. En typisk ’pomodoro’ består af 25 minutters arbejde og en pause på fem minutter. Efter fire omgange med koncentreret arbejde får du en længere pause på 20 minutter.

Mette Kjølbro Hald er ikke i tvivl om, at de virker:

”Vi scorer højt i medarbejdertilfredshedsmålingerne. Jeg tror ikke kun, det handler om den ugentlige fridag, men også om, at flere føler, de får udrettet noget meningsfuldt i løbet af arbejds­dagen,” siger Mette Kjølbro Hald.

At give medarbejderne flere værktøjer til at administrere den selvledelse, som der kræves af mange medarbejdere, der styres på resultater frem for tid på jobbet, er en stigende trend, fortæller Michael Pedersen fra CBS og medforfatter til bogen ”Strategisk selvledelse”: ”Og vi ser, at der efterhånden er velafprøvede værktøjer, som virker. IIH Nordic benytter flere af dem,” fastslår han. Især tre værktøjer hos IIH Nordics har givet pote, fortæller Mette Kjølbro Hald. Lad os se nærmere på dem.

Tag en ‘Pomodoro’

Det første værktøj er den såkaldte Pomodoro-metode. Teorien bag metoden stammer fra italieneren Francescio Cirillo, der fandt på at bryde arbejdsopgaver op i mindre fokuserede klumper på 25 minutter efterfulgt af fem minutters pause. Typisk gennemføres fire ‘Pomodoroer’, inden man tager en længere pause.

”Du må ikke lade dig forstyrre, ikke hente kaffe, ikke tjekke mails, ikke snakke med kolleger. Hos os fandt vi ud af, at vi jo bliver forstyrret som aldrig før af smartphone, mails, kolleger – og vi har også en tendens til at multitaske, hvilket heller ikke fungerer særligt godt,” siger Mette Kjøbro Hald.

Hos IIH Nordic er Pomodoro-metoden sat i system. Alle kan via en fælles it-platform se, hvem der i et givent øjeblik er i gang med en ’Pomodoro’.

Stram mødedisciplin

Den anden af de tre effektfulde værktøjer hos IIH Nordic er en strammere mødedisciplin. Alle møder varer nu enten 20 eller 45 minutter i modsætning til tidligere 30 minutter og en time. Inden der indkaldes til et møde, skal arrangøren vurdere, om der vitterligt er behov for enten en meningsudveksling eller en konklusion på nogle drøftelser. Ellers er det nok ikke et møde, der er brug for. En nedfældet og præcis agenda er også påkrævet. Og på møderne hjælper et synligt analogt ur alle med at holde et skarpt blik på tidsplanen. Desuden afholdes interne møder primært om eftermiddagen, fortæller Mette Kjølbro Hald.

”Det har noget at gøre med energiniveauet. Selv om det kan være forskelligt fra person til person, viser undersøgelser, at 70 procent har et energiniveau, som peaker om formiddagen. Derfor vil vi gerne bruge formiddagen på fokuseret arbejde”, fortæller hun.

Kom ud af indbakken

En ny mailkultur er den sidste af de tre ting effektfulde værktøjer. IIH Nordic har flyttet kommunikationen over på samarbejdsværktøj (Yammer), der sparer tid, øger samarbejdet og gør presset på indbakken mindre.
I samme ånd har IIH Nordic trænet medarbejderne til en mere systematisk tilgang til håndteringen af e-mail-indbakken.
Teknikken kaldes ’Inbox Zero’. Med den metode håndterer du i små fokuserede klumper din ­indbakke – svarer, sender videre, fylder opgaver på en todo-liste. Men du hænger ikke i indbakken og bruger den som en form for todo-liste.
”Hvem af os har egentlig lært at håndtere e-mails? Mange tager e-mails fra ende til anden, og så bliver opgaver ikke prioriteret. De fylder både i indbakken og i hjernen,” siger Mette Kjølbro Hald.

Målbare resultater

Værktøjerne hos IIH Nordic virker tilsyneladende. 5.800 færre timer bruges på møder årligt, sygefraværet er faldet med 53 procent og stress er elimineret, som Mette Kjølbro Hald udtrykket det.

Ifølge ekspert i selvledelse ved CBS, Michael Pedersen, er en af de vigtige erfaringer fra IIH Nordic, at der er behov for at skabe nogle sunde rutiner om et arbejdsliv på kontoret. Traditionelt det har været op til den enkelte at forvalte.

”Man har selv skullet navigere i det og skal selv afgøre, hvornår man skal fordybe sig og hvornår man skal lade sig forstyrre. Det kan flyde ud. Hvis der ikke er fælles rutiner for vi kan lede os selv i forhold til, bliver det let kaotisk,” siger han.